Facturación electrónica: requisitos y beneficios de esta herramienta

La facturación electrónica es la evolución de la factura tradicional, para efectos legales tiene la misma validez que el papel, sin embargo, esta se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa mayores ventajas.

Esta factura avala la compra y venta de un bien o el préstamo de un servicio, que le permite al contribuyente comprobar sus ingresos y egresos, es un documento clave para la declaración de impuestos, ya que a través de ella la DIAN puede reembolsar los impuestos correspondientes a los contribuyentes.

Además, es una solución práctica para facilitar el manejo de las facturas dentro de una empresa, ya que de esta manera se pueden emitir y guardar documentos de forma digital.

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¿Cómo saber si tiene que facturar electrónicamente?

Las personas que están obligadas a facturar electrónicamente son seleccionados por la Dian de acuerdo con su actividad económica y sus condiciones tributarias:

• Responsables del impuesto sobre las ventas IVA
• Responsables del impuesto al consumo
• Personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de la calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.
• Comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
• Tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas.
• Contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación SIMPLE.
• Entidades del Estado del orden nacional, territorial
• Entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios
• Instituciones educativas
• Actividades de seguros y títulos de capitalización
• Notarias
• Distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido
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En cuanto a los plazos establecidos por la entidad para facturar electrónicamente, se clasifican según su actividad económica principal. Cada actividad se encuentra organizada con un código que indica la fecha para expedir la factura electrónica.

Por otro lado, las personas naturales que deben facturar electrónicamente son las siguientes:

• Todas aquellas personas que declaran IVA.
• Los responsables del impoconsumo.
• Todos aquellos comerciantes que ejerzan profesiones liberales.
• Los que presten servicios fundamentados en sus profesiones liberales.
• Comerciantes agrícolas y/o ganaderos.

Para conocer la fecha en la que usted tiene que presentar su factura electrónica, ingrese a la página de la Dian: www.dian.gov.co y consulte la Resolución 000042 de 2020.

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¿Cuál es el proceso para facturar electrónicamente?

1. Haber sido seleccionado por la Dian para facturar electrónicamente u optar por facturar de forma electrónica voluntariamente.
2. Tener cuenta habilitada en el sistema MUISCA (Modelo Único de Ingreso, Servicio y Control Automatizado) de la Dian.
3. Realizar el trámite de habilitación como facturador electrónico en la Muisca.
4. Solicitar folios autorizados para emitir facturas.
5. Contar con un certificado de firma electrónica.
6. Contar con un software para facturar directamente o a través de un proveedor tecnológico.

¡Tenga en cuenta!

Los documentos que pueden ser emitidos electrónicamente, relacionados con la facturación son:

• Facturas
• Notas Crédito
• Notas Débito
• Acuse de recibo
• Normatividad relacionada (Decreto 2242 de 2015, compilado Decreto 1625 de 2016)

Cabe resaltar que la Dian solo autoriza folios para emisión de facturas, no autoriza folios para notas de crédito, débito o acuse de recibo.

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¿Cuáles son los beneficios de usar la factura electrónica?

Aunque esto depende mucho del tamaño de las empresas y el volumen de su facturación, se puede presentar un ahorro de entre el 40% y el 80%, además de tener los siguientes beneficios:

• Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
• Ahorro en el gasto de papelería.
• Facilidad en los procesos de auditoría.
• Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
• Menor probabilidad de falsificación.
• Agilidad en la localización de información.
• Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
• Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
• Reducción de costes.
• Mejora de la eficiencia.
• Aumenta la seguridad documental.
• Reducción en tiempos de gestión.
• Mayor agilidad en la toma de decisiones.