¿Cómo crear una firma electrónica para utilizar en documentos oficiales?

Desde hace veinticinco años, en Colombia se contempla la firma digital como un gráfico válido para documentos que luego serán presentados ante distintas autoridades. La normativa colombiana le da a la firma electrónica tanta autenticidad como a la hecha en un papel.

La Ley 527 de 1999 fue la primera norma que acercó al país al comercio electrónico y a los trámites por medio de las tecnologías. Desde entonces, varios decretos han buscado reglamentar aspectos específicos, como los requisitos para que la firma sea considerada en escenarios jurídicos.

Además, luego de la pandemia, el uso de las tecnologías de la información y la comunicación se ha extendido casi exponencialmente, lo que incluye la proliferación de algunas funcionalidades en aplicaciones que, por ejemplo, editan documentos que antes estaban paralizados, como los PDF.

Páginas web como iLovePDF o aplicaciones para teléfonos como la de Google Drive les permiten a los usuarios realizar a mano una especie de firma que en entornos informales podría considerarse como auténtica, pero eso no significa que se otorgue valor jurídico, legal u oficial.

De hecho, los pormenores técnicos que rodean a las firmas digitales fueron el principal argumento del Gobierno nacional para objetar una nueva ley de comercio electrónico que había llegado a las manos del presidente Gustavo Petro este año y que recibió reparos del Ministerio de Comercio.

La iniciativa regresó al Legislativo en julio por haber incluido costos adicionales para las personas que solicitaban préstamos digitales, que iban más allá de los intereses, lo que implicaría un incremento en las tarifas debido a, precisamente, el cobro de la firma digital.

Una certificación de firmas digitales no es económica. En entidades autorizadas, como Certicámara, su precio puede exceder los $200 mil pesos con una vigencia de apenas un año. El Estado, en todo caso, tiene su propio sistema de autenticación en https://firmaautenticaciondigital.and.gov.co/.

¿Cómo validar una firma electrónica?

Para que una firma digital tenga plena validez debe estar cifrada, lo que garantiza su seguridad para evitar vulneraciones de terceras personas. Es decir, para los contratos o los archivos en los que se vaya a utilizar se requieren llaves y algoritmos de cifrado, para que no sea solo un gráfico más.

Las firmas, en ese sentido, deben ser avaladas por una entidad que, a su vez, sea certificada por el Organismo Nacional de Acreditación en Colombia (Onac), que en su directorio de acreditaciones muestra que existen diez Entidades de Certificación Digital que cumplen las normas.

Quizás la entidad más reconocida es la Sociedad Cameral de Certificación Digital (Certicámara S.A.). Estos son los pasos para conseguir su aprobación para una firma digital, con un procedimiento más o menos estandarizado descrito en los portales web de las entidades:

• Ingresar a la página https://web.certicamara.com/ y dirigirse a la opción Selecciona tu trámite, donde habrá varias opciones, tanto para crear una certificación digital como para verificar las ya existentes y sus vigencias.
• Al presionar en Adquiere o renueva tu firma digital, la página mostrará información sobre el servicio y el usuario deberá ir hasta la sección de Formulario.
• El portal web solicitará información personal, como el número de identificación del usuario y su nombre, y pedirá aceptar los términos y condiciones.
• Las siguientes preguntas tienen que ver con el tipo de firma deseada, como si la persona solicitante desea que se certifique el título profesional y si realiza trámites relacionados con la factura electrónica de la DIAN.
• En el caso específico de Certicámara, el precio para generar una certificación virtual con vigencia de un año supera los $251,7 mil pesos. El paso siguiente es seleccionar la modalidad, radicar algunos documentos y datos, pagar y, finalmente, obtener el certificado.

Algunos portales estatales tienen sus propios métodos para obtener la firma digital, como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que en su página web ofrece explicaciones y un paso a paso para obtener la firma que se utilizará en el Registro Único Tributario (RUT).

El Gobierno nacional también dispone de una página web para autenticar las firmas y “acceder a un proceso fácil, seguro y confiable para la integridad” de los documentos, dice la plataforma, en la que también hay una explicación detallada de cómo firmar un archivo y validarlo.