¿Qué se necesita para autenticar una firma en una notaría? Documentos solicitados

La autenticación de un documento es el acto por el cual un notario o un funcionario consular verifica y certifica que la firma que aparece en el documento corresponde a la persona que lo suscribe o a quien se le atribuye. La autenticación no implica que el notario o el funcionario consular apruebe o valide el contenido del documento, sino que solo da fe de la identidad del firmante.

De esta manera, la autenticación de documentos es necesaria para darle valor legal a algunos documentos privados, como poderes, contratos, promesas de compraventa, etc. Asimismo, es requerida para hacer valer algunos documentos públicos en el extranjero, como actas de nacimiento, matrimonio, defunción, etc.

La ley que regula la autenticación de documentos en Colombia es el Decreto 2148 de 1983, que establece las funciones y competencias de los notarios. También hay otras normas específicas para algunos tipos de documentos, como el Decreto 999 de 1988 para los documentos expedidos por entidades públicas, o la Ley 1564 de 2012 para los documentos en forma de mensaje de datos.

¿Qué se necesita para autenticar una firma en notaría?

Según explica la Notaría 11 de Bogotá, para registrar una firma en la notaría, la persona deberá acercarse personalmente y diligenciar una tarjeta de registro, la cual firmará y colocará su huella digital. Posteriormente se le entregará una tarjeta con un número que indica la identificación del registro de su firma.

Además, para este trámite deberá adjuntar una fotocopia de la cédula. Por seguridad, se recomienda renovar anualmente dicho registro.

En casos de representación legal se adjuntará, además, el certificado expedido por la Cámara de Comercio.

Deberá aportar la tarjeta de registro de firmas vigente y/o número de registro de firma.

Es importante mencionar que la firma registrada no sirve en casos como presentación personal, autorizaciones para salidas del país de menores de edad, poderes especiales, ni traspasos de propiedad de vehículos automotores.

¿Cuánto vale autenticar un documento en notaría?

Lo primero que se debe resaltar en este caso es que cada notaría en Colombia puede presentar variaciones en el tarifario de sus trámites y servicios.

Sin embargo, la Superintendencia de Notariado y Registro expidió la Resolución No. 00773 de enero 26 de 2024, por medio de la cual fijó el valor de las tarifas notariales a aplicar en el año 2024.

Allí se explica que el precio de la autenticación de un documento es de $3.094 con IVA incluido.

Sin embargo, este precio es, por ejemplo, por cada firma autenticada, de la siguiente manera:

“El testimonio escrito que, respecto de los hechos señalados por la Ley, corresponde rendir al Notario, en la presentación personal y el reconocimiento de documento privado, en el de la autenticidad de firmas puestas en documentos previa confrontación de su correspondencia con la registrada en la Notaría, en el de la autenticidad de firmas y huellas dactilares puestas en su presencia, en el de la autenticidad de fotografías de personas, causará derechos a razón de dos mil seiscientos pesos ($2.600) por cada firma o diligencia según el caso”.

Por otro lado, cuando se trata de autenticaciones biométricas o que incluyan tecnología de por medio, el valor aumentaría: sería de $5.236 IVA incluido.

“La identificación personal del usuario que de conformidad con las disposiciones legales vigentes deba hacerse mediante la verificación de la huella dactilar, por medios electrónicos y et correspondiente cotejo con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, causará derechos por la suma de cuatro mil cuatrocientos pesos ($4.400)”, se explica.

Por otro lado, hay que recalcar que, por lo general, entre más complejo y largo sea el trámite que se va a realizar en estas oficinas de notariado esparcidas a lo largo y ancho de todo el territorio nacional, los precios de estos mismos aumentarán.

Si desea conocer el tarifario completo para las notarías colombianas en este 2024 puede hacer clic en este enlace.