El programa Microsoft Excel, que pertenece a la suite Microsoft Office, es una herramienta de hoja de cálculo que es ideal para almacenar, organizar, analizar y visualizar datos en una tabla.

Por este motivo, aunque es frecuentemente utilizada en áreas del conocimiento como investigación, negocios, contabilidad y finanzas, este programa sirve a casi cualquier usuario que necesite organizar y acceder a distintos volúmenes de información al gestionar proyectos y organizar presupuestos, entre muchas otras cosas.

De este modo, Excel permite crear y editar hojas de cálculo con filas y columnas, así como admite el uso de fórmulas y funciones para realizar cálculos y análisis de datos. Incluso, es posible crear gráficos y visualizaciones de datos.

Los usuarios más avezados en Excel incluso pueden crear macros para automatizar tareas repetitivas, así como importar y exportar datos en distintos programas y formatos.

Sin embargo, es común que algunos usuarios principiantes o poco familiarizados no conozcan algunas de las funciones que tiene Excel, o que consideren difíciles de comprender algunas fórmulas y funciones avanzadas.

Cinco fórmulas básicas para manejar Excel

Operaciones aritméticas

Excel permite realizar operaciones aritméticas sin necesidad de recurrir a otras aplicaciones. Es especialmente útil cuando se necesitan calcular celdas o columnas, por lo que las fórmulas básicas son:

• Sumar: Suma los valores de las celdas, sin importar si están separadas por intervalos. Ejemplo: =SUMA(A1:A15)
• Restar: Resta los valores de las celdas, sin importar si están separadas por intervalos, agregando el signo “-” entre ambas. Ejemplo: = A1 - A3
• Multiplicar: Multiplica los valores de las celdas, sin importar si están separadas por intervalos, agregando el signo “*” entre ambas. Ejemplo: = A1 * A2 * A3
• Dividir: Multiplica los valores de las celdas, sin importar si están separadas por intervalos, agregando el signo “/” entre ambas. Ejemplo: = A1 / C1

Sacar promedio

La media o media aritmética se realiza a través de la fórmula promedio, la cual devuelve el valor de promedio aritmético de las celdas que se determinen como parámetro. La fórmula es:

• Fórmula: =PROMEDIO (celdas con números)
• Ejemplo: =PROMEDIO (A3:B3)

Número aleatorio

Para generar un número aleatorio entre otros dos números dados sirve para elegir al azar. El número generado cambia cada vez que se regenera la hoja, por ejemplo,al escribir un nuevo valor.

• Fórmula: =ALEATORIO.ENTRE( numero menor, numero mayor)
• Ejemplo: =ALEATORIO.ENTRE (1,20)

Agregar un enlace

Las direcciones web son convertidas automáticamente en enlaces por Excel, pero si se quiere crear uno con un texto personalizado (en vez de la URL que a veces deforma las celdas), que necesita la fórmula HIPERVINCULO.

• Fórmula: =HIPERVINCULO ( dirección del enlace, texto del enlace )
• Ejemplo: =HIPERVINCULO ( “https://www.wradio.com.co/”, “Lea W Radio”)

Reemplazar

Para insertar o reemplazar parte de un texto se utuliza la fórmula REEMPLAZAR. No obstante, tenga en cuenta que no se trata de reemplazar un texto por otro, porque esa es otra fórmula que se llama SUSTITUIR, sino que se trata de insertar un texto en determinada posición y se sustituye una parte del texto original.

Usted puede elegir en qué posición se inserta el texto, así como a cuántos caracteres se eliminarán del texto original después de esa posición.

• Fórmula: =REEMPLAZAR ( texto original, ubicación donde se inserta, caracteres del texto original que se borran, texto a insertar )
• Ejemplo: =REEMPLAZAR ( “Nombre completo”, 1, 2, “ Pedro Pérez ”)