¿Cómo facturar electrónicamente y gratis por la DIAN? Así puede usar el software

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), cuenta con una factura electrónica que es la evolución de la factura tradicional, esta se genera, válida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa mayores ventajas. Tributariamente, es un soporte de transacciones de venta de bienes y/o servicios.

Desde el 1 de junio, se estableció que todos los comercios en Colombia, incluyendo tiendas de barrio y restaurantes, así como declarantes del impuesto sobre la renta que no sean grandes contribuyentes, están obligados a realizar la facturación de forma electrónica.

Es importante destacar que la factura electrónica no eliminará por completo el uso del papel, ya que existen ciertos casos específicos y conforme a reglamentaciones particulares, que podrían exigir documentación física.

¿Qué necesita una persona para facturar electrónicamente con la DIAN?

La facturación electrónica se trata de un servicio de software gratuito para todos los empresarios y responsables que deseen cumplir con la obligación, y cuenta con los siguientes requerimientos.

1. Estar registrado en el RUT.
2. Contar con un software de facturación electrónica.
3. Tener un certificado de firma digital.

Paso a paso para la facturación electrónica gratuita

Previo al proceso se deben tener en cuenta los siguientes puntos:

• Contar con el RUT actualizado, la información del representante legal de la empresa o del contribuyente persona natural, especialmente el correo electrónico.
• Disponer de un software de facturación electrónica (Servicio Facturación Gratuita DIAN, Proveedor Tecnológico o Desarrollo Propio).
• Disponer de un certificado digital de firma (Puede adquirirse con las entidades autorizadas por la ONAC. Si es usuario del Servicio Facturación Gratuita DIAN lo puede solicitar sin costo).
• Cuenta con un dispositivo móvil con acceso a internet.

Paso 1: Registrarse en la facturación electrónica

• Ingrese a este link y llene los datos que allí le piden, puede acceder como empresa o persona: https://catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co/User/Login
• Luego de digitar la información correspondiente, le llegará un email de la DIAN a la dirección de correo electrónico del representante legal o contribuyente persona natural registrado en el RUT.
• Deberá informar con qué software desea facturar electrónicamente, en este caso, el ‘Servicio Facturación Gratuita DIAN’, el cual sirve para emitir facturas, notas débito, crédito electrónicas de forma ilimitadas.

Paso 2: Proceso de habilitación en el software

• Luego de registrarse, cuando seleccione el “Modo de operación”, el sistema genera los rangos de numeración de prueba. Con los rangos elabora y envía las facturas electrónicas de prueba a la DIAN, hasta obtener el estado de habilitado.
• Si selecciona la opción “Facturador Gratuito”, cargue tu certificado de firma digital o solicite uno sin costo a la DIAN, luego elabore: 4 documentos electrónicos: 2 facturas, 1 nota débito y 1 nota crédito.

Paso 3: Autorización y numeración

• Una vez realice las pruebas, se requiere que ingrese al sistema de “Habilitación”, aparecerá una ventana que solicita la fecha de inicio de producción, que será la fecha en la que se actualiza el RUT automáticamente.
• Luego solicita la “Autorización de Numeración de Facturación” para la modalidad de Factura Electrónica y Talonario de Contingencia de Factura Electrónica, ingresando al sistema MUISCA con su usuario y clave.

Paso 4: Asociar prefijos

• Asocie únicamente los rangos de factura electrónica en el portal de “Facturación Electrónica” a través de la opción “Asociar prefijos”, ingresando al enlace expuesto previamente.

Paso 5: Empezar a facturar electrónicamente