¿Qué puestos hay en una notaría? Estas son sus funciones

Por años, las notarías han sido lugares indispensables para los colombianos porque allí tienen la posibilidad de realizar variados trámites de escrituración, autenticación de documentos, expedición de copias o certificados, aperturar testamentos, celebrar matrimonios civiles, entre otros.

De acuerdo con datos entregados por la Unión Colegiada del Notariado Colombiano (UCNC), en el país existen 915 de estas oficinas distribuidas en diferentes ciudades y municipios encabezadas por el notario, que, según establece la ley, tienen la facultad de “conceder plena legitimidad y validez jurídica a los actos, declaraciones, hechos y manifestaciones que realizan los particulares”, explica la Notaría Séptima de Bogotá.

Cada uno de estos establecimientos se compone, además del notario, de más de 10 cargos en los que se contemplan funciones administrativas, judiciales y más.

Estos son los puestos de una Notaría

De acuerdo con el ‘Manual de Funciones’ de la Notaría 69 de Bogotá, estos serían los puestos existentes en este tipo de oficinas. Tenga en cuenta que pueden variar de una Notaría a otra.

• Notario: estos servidores tienen múltiples funciones, entre las que se encuentran: “acreditar la existencia de personas naturales y expedir la correspondiente fe de vida; dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares y de otros notarios”, explica la Notaría 69.
• Director Jurídico o Secretario General: las personas que estén en el cargo deben manejar al personal de la entidad; tomar decisiones de carácter administrativo, económico y jurídico, entre otros.
• Director Administrativo y Financiero: estos empleados deben supervisar todas las actividades que se realizan en las notarías; además, planifican y coordinan actividades que se relacionen con la administración de los recursos humanos de la entidad, entre otras.
• Coordinador de Asuntos Notariales: quienes ocupen este puesto están en la obligación de asistir a los abogados, revisar documentos, coordinar la toma de firmas, atender a los usuarios y más.
• Asesor Jurídico: los asesores jurídicos están encargados de coordinar el grupo de escrituración, asesorar a los usuarios, atender los asuntos judiciales cuando el notario lo designe, revisar y ejercer el control jurídico a las escrituras, entre otros.

• Asistente de Despacho: deben coordinar las actividades tanto públicas como privadas que se desarrollen en la Notaría, llevar los archivos personales de la entidad, atender a usuarios, clientes y más.
• Asistente Contable: las personas que están en este puesto tienen que llevar la contabilidad de la entidad, mantener el archivo actualizado, verificar a diario que coincidan las entradas de dinero, entre otras.
• Digitador: deben elaborar las minutas que se requieran de acuerdo con la información y soportes entregados por los usuarios, así como las actas de conciliación, constancias, entre otros documentos.
• Protocolo: quienes estén se encuentren en este cargo, deben atender las necesidades de los usuarios, revisar la escritura y los documentos anexos, expedir las primeras copias de la escritura pública y más.
• Supervivencias y Autenticaciones: estas personas tienen la responsabilidad de autenticar documentos, tomar huellas, mantener actualizada la Tarjeta de Registro de Firmas, asignar el Código de Supervivencia y más.
• Registro Civil y Declaración Extraproceso: dentro de sus funciones está en asesorar a los usuarios acerca de la inscripción en el Registro Civil, elaborar notas marginales, inscribir los nacimientos, entre otros.
• Radicación y Liquidación: quienes se encuentren en estos cargos deben radicar las minutas, liquidar facturas, presentar informes de sucesiones y más.
• Cierre de Escrituras y Matrimonio: las personas dentro del cargo deben llevar los archivos de actas de conciliación, elaborar notas marginales, asesorar a los usuarios que van a contraer matrimonio, crear informes, entre otros.
• Cajero: los cajeros se encargan de registrar todos los pagos que ingresen a la Notaría, entregar diariamente el dinero recaudado al personal responsable, llevar los registros de abonos a créditos.