La autenticación de un documento es el acto por el cual un notario o un funcionario consular verifica y certifica que la firma que aparece en el documento corresponde a la persona que lo suscribe o a quien se le atribuye. La autenticación no implica que el notario o el funcionario consular apruebe o valide el contenido del documento, sino que solo da fe de la identidad del firmante.

La autenticación de documentos es necesaria para darle valor legal a algunos documentos privados, como poderes, contratos, promesas de compraventa, etc. También es requerida para hacer valer algunos documentos públicos en el extranjero, como actas de nacimiento, matrimonio, defunción, etc.

La ley que regula la autenticación de documentos en Colombia es el Decreto 2148 de 1983, que establece las funciones y competencias de los notarios. También hay otras normas específicas para algunos tipos de documentos, como el Decreto 999 de 1988 para los documentos expedidos por entidades públicas, o la Ley 1564 de 2012 para los documentos en forma de mensaje de datos.

¿Cómo se autentica un documento en Colombia?

El procedimiento para autenticar un documento en Colombia, depende del tipo y origen del documento. A continuación le mostramos los pasos generales que debe seguir, según cada caso:

• Si quiere autenticar un documento privado que ha firmado o que le han enviado, debe acudir a una notaría con su documento original y una copia. El notario verificará su identidad y cotejará su firma con la que tiene registrada en la notaría. Luego, pondrá un sello y su firma en la copia del documento, indicando que es auténtica. El costo de este trámite varía según el tipo y valor del documento, pero puede consultar las tarifas notariales vigentes en este enlace: www.supernotariado.gov.co/servicios-al-ciudadano/tarifas-notariales
• Si quiere autenticar una copia de un documento público que reposa en el archivo de una notaría, debe solicitarla directamente en la misma notaría donde se expidió el documento original. El notario revisará el archivo y expedirá una copia auténtica del documento, con su sello y firma. El costo de este trámite también depende del tipo y valor del documento.
• Si quiere autenticar un documento público expedido por una entidad estatal, debe solicitar una copia auténtica de dicho documento ante la misma entidad que lo emitió. Por ejemplo, si quiere autenticar su diploma de bachiller, debe pedir una copia auténtica al Ministerio de Educación. Si quiere autenticar su registro civil de nacimiento, debe pedir una copia auténtica a la Registraduría Nacional. El costo y los requisitos de este trámite varían según cada entidad.
• Si quiere autenticar un documento en forma de mensaje de datos, como un correo electrónico o un archivo digital, debe acudir a una notaría con el dispositivo electrónico donde se encuentra el documento o con una copia impresa del mismo. El notario verificará su identidad y la del remitente del mensaje, así como la integridad y fidelidad del contenido. Luego, pondrá un sello y su firma en el dispositivo electrónico o en la copia impresa del documento, indicando que es auténtico. El costo de este trámite es el mismo que el de la autenticación de documentos privados.
• Si quiere autenticar un documento para que tenga efectos legales en otro país, debe realizar un trámite adicional llamado apostilla o legalización, según el caso. La apostilla es un certificado que se adhiere al documento y que lo hace válido en los países que hacen parte del Convenio de la Haya. La legalización es un proceso diplomático que se realiza ante el consulado del país donde se va a usar el documento. Para saber si debe apostillar o legalizar su documento, puede consultar este enlace: www.cancilleria.gov.co/tramites_servicios/apostilla-legalizacion