Todo lo que debe saber sobre el trabajo remoto en Colombia bajo la nueva normativa

A pesar de que los trabajadores de muchas empresas del país han vuelto a la presencialidad en el marco de la reactivación tras la pandemia del COVID-19, el Gobierno Nacional expidió una normativa que establece las garantías a las que están sujetos los trabajadores que continúan bajo la modalidad de trabajo remoto.

La Ley 2121 del 3 de agosto de 2021 dispuso las pautas para el trabajo remoto que quedaron reglamentadas bajo el Decreto 555 expedido el pasado 9 de abril.

Tenga en cuenta que la modalidad de trabajo remoto es distinta al teletrabajo y al trabajo en casa, ya que la relación laboral entre empleador y trabajador se realizará en su totalidad de manera remota.

Lo anterior significa que no interactuarán físicamente durante la vinculación ni se admitirá la figura de la semipresencialidad, salvo casos excepcionales.

De esta manera, el valor mensual de compensación por la utilización de herramientas de trabajo de propiedad del trabajador se podrá pactar, al igual que la posibilidad de tener un horario laboral flexible.

Por su parte, el empleado está en la obligación de proporcionar a la empresa información veraz sobre su lugar de trabajo elegido.

El contrato de trabajo remoto

Las cláusulas del contrato, cuyas etapas se deben ejecutar de manera virtual y sin costo para el empleado, deben contar con:

1. Las funciones que debe llevar a cabo el trabajador.

2. Las condiciones de trabajo, es decir, las condiciones físicas del puesto en donde se prestará el servicio contratado.

3. La relación de los elementos de trabajo que se entregarán al trabajador remoto para el desarrollo efectivo de sus funciones, dentro de los que se incluyen las herramientas tecnológicas, instrumentos, equipos, conexiones y programas, así como el costo del auxilio que pagará el empleador para compensar el costo de los servicios de energía e internet y/o telefonía utilizados en la prestación del servicio contratado.

4. Las responsabilidades en cuanto a la custodia de los elementos de trabajo y el procedimiento para la entrega y su devolución por parte del trabajador remoto.

5. Las medidas de seguridad informática que debe conocer y cumplir el trabajador remoto.

6. Las circunstancias excepcionales en que se podrá requerir al trabajador para que concurra al centro de trabajo, de acuerdo con lo señalado en el artículo 16 de la Ley 2121 de 2021. Dentro de estas, podrán incluirse la ejecución de actividades recreativas, culturales y de bienestar a las que el trabajador deba asistir al centro de trabajo o al sitio recreativo que el empleador disponga.

¿A qué está obligado el empleador?

1. Enviar a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) la copia del contrato de trabajo del trabajador remoto y diligenciar el formulario adoptado para tal fin y suministrado por la Administradora de Riesgos Laborales.

2. Informar a la ARL el lugar elegido para la prestación del servicio, así como cualquier cambio de lugar, indicando la jornada semanal, la clase de riesgo que corresponde a las labores ejecutadas y la clase de riesgo correspondiente a la empresa o centro de trabajo. El cambio de lugar de trabajo o domicilio del trabajador remoto debe ser concertado con el empleador.

3. Incluir el trabajo remoto en su metodología para la identificación, evaluación, valoración y control de peligros y riesgos de la empresa, adoptando las acciones necesarias según su Plan de Trabajo anual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

4. Dar a conocer a los trabajadores los mecanismos de comunicación para reportar cualquier novedad derivada del desempeño del trabajo remoto e instruir a los trabajadores sobre el reporte de accidentes de trabajo o enfermedad laboral.

5. Suministrar al trabajador remoto equipos de trabajo seguros y medios de protección adecuados en la tarea a realizar y garantizar que los trabajadores reciban formación e información sobre los riesgos derivados de la utilización de los equipos informáticos y su prevención.

6. Entregar al trabajador remoto copia del contrato laboral y de la política de la empresa en materia de salud y seguridad en el trabajo.

7. Verificar de forma virtual las condiciones de higiene y seguridad industrial del lugar donde el trabajador remoto desarrollará las funciones, con la asesoría de la ARL a la que se encuentre afiliado.

¿A qué está obligado el empleado?

1. Participar en las actividades de prevención y promoción organizadas por la empresa, el Comité Paritario de Salud Ocupacional, o el Vigía Ocupacional correspondiente y participar en actividades virtuales de promoción de la salud y prevención del empleador o la ARL.

2. Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de Seguridad en el Trabajo de la empresa.

3. Utilizar los elementos de protección personal.

4. Procurar el cuidado integral de su salud, así como suministrar al empleador información clara, veraz y completa sobre cualquier cambio de su estado de salud que afecte o pueda afectar su propia capacidad para trabajar.

5. Participar en la prevención de los riesgos laborales, reportar accidentes de trabajo, enfermedades laborales, incidentes, e incapacidades.

6. Asegurarse de cumplir con las normas y atender las recomendaciones del empleador y la Administradora de Riesgos Laborales.

7. Atender las instrucciones respecto de seguridad informática, efectuadas por el empleador.

8. Suministrar información veraz sobre el lugar de trabajo, así como cualquier cambio que se presente.

9. Restituir los equipos y herramientas de trabajo entregados por el empleador para el desempeño de sus labores, en el estado en que fueron recibidos, salvo el deterioro por el uso normal de los mismos.